RGPD et facturation : protéger les données de vos clients

Facturation et données personnelles : ce que dit le RGPD

Les factures contiennent des données personnelles au sens du RGPD : nom, adresse, numéro de TVA, coordonnées de contact. En tant que responsable du traitement, vous devez garantir la sécurité et la confidentialité de ces données.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes : minimisation des données collectées, sécurisation du stockage, limitation de la durée de conservation et respect des droits des personnes concernées.

Hébergement en Europe : une exigence fondamentale

Le choix de l'hébergement est crucial. Le RGPD n'interdit pas explicitement l'hébergement hors UE, mais il impose des garanties supplémentaires complexes. La solution la plus simple et la plus sûre est d'héberger les données en Europe.

Invoicing by Arrow héberge toutes les données sur des serveurs situés en Europe, garantissant une conformité RGPD native. Aucun transfert de données vers des pays tiers n'est effectué.

Les mesures de sécurité essentielles

Un logiciel de facturation conforme au RGPD doit mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les communications
• Chiffrement des données au repos (at-rest encryption)
• Sauvegardes automatiques quotidiennes avec rétention sécurisée
• Authentification forte avec option 2FA
• Journalisation des accès et des modifications
• Séparation logique des données entre clients

Conservation des factures : durée légale vs RGPD

En Belgique, les factures doivent être conservées pendant 7 ans minimum (obligation fiscale). Cette obligation prévaut sur le principe de minimisation du RGPD. Passé ce délai, vous devez supprimer les données ou les anonymiser.

Invoicing by Arrow gère automatiquement la durée de conservation et vous alerte lorsque des documents arrivent en fin de période légale, vous permettant de décider de leur suppression en toute conformité.