Numérotation des factures en Belgique : les règles à respecter

Le principe fondamental : la séquence continue

En Belgique, chaque facture doit porter un numéro unique qui s'inscrit dans une séquence continue et ininterrompue. Cette règle, imposée par l'article 5 de l'arrêté royal n°1, vise à garantir l'intégrité de votre comptabilité.

Concrètement, si votre dernière facture porte le numéro 2024-0042, la suivante doit être 2024-0043. Un trou dans la numérotation (passer de 42 à 44) est interdit et constitue un indice de fraude pour l'administration fiscale.

Format du numéro : une liberté encadrée

Le format du numéro est libre, vous pouvez utiliser des chiffres seuls ou combiner lettres et chiffres. Les formats courants en Belgique sont variés.

• Numérique simple : 1, 2, 3... ou 0001, 0002, 0003...
• Avec préfixe année : 2026-001, 2026-002...
• Avec préfixe type : F2026-001 (facture), NC2026-001 (note de crédit)
• Alphanumérique : INV-2026-A001, INV-2026-A002...

Peut-on recommencer la numérotation chaque année ?

Oui, il est parfaitement légal de réinitialiser votre numérotation au 1er janvier de chaque année, à condition d'utiliser un préfixe d'année. Ainsi, 2025-0150 peut être suivi de 2026-0001 sans problème.

Cette pratique est courante et recommandée car elle facilite l'archivage et permet d'identifier rapidement l'année d'émission d'une facture.

Que faire en cas d'erreur ?

Vous avez créé une facture par erreur ? Il est strictement interdit de la supprimer ou de réutiliser son numéro. La procédure légale est claire : émettez une note de crédit pour annuler intégralement la facture erronée, puis créez une nouvelle facture avec le numéro suivant.

Cette contrainte peut sembler rigide, mais elle garantit la traçabilité complète de vos opérations, un élément essentiel lors d'un contrôle fiscal.

Séries de numérotation multiples

Si vous avez plusieurs activités distinctes ou points de vente, vous pouvez utiliser plusieurs séries de numérotation parallèles. Chaque série doit être clairement identifiée par un préfixe distinct (ex : PARIS-001, BRUXELLES-001).

Invoicing by Arrow permet de configurer des préfixes différents pour chaque type de document (factures, devis, notes de crédit) et pour chaque entreprise si vous gérez plusieurs entités.