Format UBL : tout comprendre sur la norme européenne

UBL : le langage universel de la facture électronique

UBL (Universal Business Language) est un standard XML ouvert maintenu par l'organisme OASIS. Il définit un format structuré pour les documents commerciaux : factures, notes de crédit, bons de commande, et bien d'autres. La version UBL 2.1 est celle retenue par la norme européenne EN 16931.

Concrètement, une facture UBL est un fichier XML où chaque information (numéro de facture, montant, TVA, coordonnées) est balisée de manière standardisée. Cela permet à n'importe quel logiciel compatible de lire et traiter la facture automatiquement, sans intervention humaine.

Pourquoi la Belgique a choisi UBL

La Belgique, en s'alignant sur la directive européenne 2014/55/UE, a adopté le format UBL comme standard pour la facturation électronique B2B. Ce choix présente plusieurs avantages : interopérabilité avec tous les pays européens utilisant Peppol, compatibilité avec les marchés publics (déjà obligatoire depuis 2024), et facilité d'intégration avec les logiciels comptables.

Le profil belge PINT (Peppol International) ajoute des spécificités locales au format UBL, comme les champs obligatoires pour le numéro BCE et les mentions légales belges.

UBL vs PDF : quelle différence ?

Un PDF est un document visuel destiné à être lu par un humain. Un fichier UBL est un document structuré destiné à être lu par une machine. La différence est fondamentale pour l'automatisation.

• PDF : lisible par l'humain, mais nécessite une saisie manuelle pour l'intégration comptable
• UBL : lisible par la machine, intégration automatique dans le logiciel comptable
• PDF : pas de validation automatique des données (TVA, montants…)
• UBL : validation automatique de la cohérence des données
• PDF : envoi par email, pas de traçabilité
• UBL : envoi via Peppol, traçabilité complète

Comment adopter UBL sans effort technique

La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas besoin de comprendre le XML pour utiliser UBL. Les logiciels de facturation modernes comme Invoicing by Arrow génèrent automatiquement le fichier UBL à partir des données que vous saisissez dans l'interface.

Vous créez votre facture comme d'habitude, et le logiciel se charge de la convertir en UBL conforme, de l'envoyer via Peppol et d'archiver le document. Côté réception, les factures UBL entrantes sont automatiquement converties en un format lisible dans votre tableau de bord.