Facture proforma en Belgique : quand l'utiliser ?

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma est un document commercial qui ressemble à une facture mais qui n'a pas de valeur fiscale. Elle n'engage pas le vendeur à livrer ni l'acheteur à payer. C'est une proposition commerciale détaillée, souvent utilisée dans le commerce international.

Contrairement à une facture définitive, elle ne génère pas d'obligation TVA et ne doit pas apparaître dans votre comptabilité comme une vente.

Proforma vs devis : quelle différence ?

En pratique, proforma et devis remplissent une fonction similaire : présenter une offre de prix avant la transaction. Les différences sont subtiles.

• Devis : utilisé principalement en B2C et services, format souple
• Proforma : utilisé en B2B et commerce international, format proche d'une facture
• Le devis peut être négocié, la proforma est souvent définitive côté prix
• La proforma est requise pour certaines formalités douanières

Quand utiliser une facture proforma ?

Plusieurs situations justifient l'émission d'une proforma plutôt qu'un simple devis.

• Demande d'un client étranger pour ses formalités d'importation
• Ouverture d'un crédit documentaire (lettre de crédit bancaire)
• Demande de financement ou subvention nécessitant un document formel
• Demande d'acompte avant prestation (la proforma justifie l'acompte)
• Transactions avec des administrations publiques à l'étranger

Mentions obligatoires sur une proforma belge

Pour éviter toute confusion avec une vraie facture, la mention « PROFORMA » doit apparaître clairement en haut du document. Elle ne doit pas porter de numéro de facture officiel (utilisez un format distinct : PRO-2026-001).

Le reste du document reprend les mêmes informations qu'une facture : coordonnées vendeur/client, description des biens ou services, prix unitaires, totaux. La TVA peut être mentionnée à titre indicatif avec la mention « TVA indicative, non due ».

Transformer une proforma en facture définitive

Une fois la commande confirmée et les biens livrés ou services prestés, vous devez émettre une vraie facture. Celle-ci portera un numéro officiel dans votre séquence normale et remplacera la proforma dans vos obligations TVA.

Avec Invoicing by Arrow, la conversion proforma → facture se fait en un clic. Les données sont reprises automatiquement, seul le numéro de facture et la date sont mis à jour.